База Знаний: Философия OpenOffice.org. Базовый аспект "Редактируемые и нередактируемые документы"
Редактируемые и нередактируемые документы
Следует особо отметить, что в философии OpenOffice.org не предусмотрено наделение офисного пакета несвойственными ему функциям. В частности, OpenOffice.org не отслеживает права пользователей на доступ к информации и не маршрутизирует документооборот. Первое относится к функциям операционной системы, второе — к функциям систем электронного документооборота.
Исходя из данного аспекта, в философии OpenOffice.org предусмотрено разделение документов на два типа:
- нередактируемые и
- редактируемые.
Редактируемые подразделяются ещё на три подгруппы:
- свободно редактируемые,
- частично редактируемые и
- с ограниченным доступом.
Теперь разберёмся с этим подробнее.
Нередактируемые документы — это, в частности, вступившие в силу нормативные документы, отчёты, результаты исследований, заключения, документы, отсылаемые «во вне» и т. д. Другими словами — это окончательная редакция документа, не подлежащая исправлению.
Редактируемые документы — это документы, ещё не переведённые в разряд нередактируемых, а так же те, которые априори должны быть доступны для редактирования.
Свободно редактируемые документы — это документы, не защищённые, доступные для редактирования любым пользователем.
Частично редактируемые документы — это документы, в которых некоторые части защищены от изменений.
Документы с ограниченным доступом — это документы, которые могут быть отредактированы только лицами, знающими пароль доступа.
Для реализации данного аспекта философии в OpenOffice.org предусмотрен весь необходимый функционал:
- для создания окончательных редакций — экспорт документа в PDF;
- для шифрования документа — «сохранение с паролем» и
- для контроля изменений — режим документа «только для чтения».
Редактируемые документы
Данный тип документов является самым распространённым. До недавнего времени к нему относились все электронные документы. Документы такого типа создаются офисным пакетом без задействования функций защиты и ограничения доступа. Данный режим не может обеспечить выполнение требований сохранения документов в неизменяемом виде.
Редактируемые документы с ограниченным доступом
Запароленные документы
В OpenOffice.org имеются развитые механизмы защиты документов. Ещё раз подчёркиваем, что не стоит путать понятия «защита документа» и «права доступа». Одним из механизмов защиты является стойкое шифрование документа.
Для включения этого механизма необходимо документ сохранить с паролем. Эта функция поддерживается на уровне ядра пакета, и, соответственно, доступна для всех приложений OpenOffice.org.
Документ OpenOffice.org представляет собой zip-архив, состоящий из каталогов с содержимым документа и настройками. Когда документ сохраняется с паролем — пароль ставится не на zip-архив. В этот момент включается криптографический модуль, который шифрует все каталоги и файлы, входящие в zip-архив. Сам же архив остаётся незашифрованным. Таким образом, всё содержимое документа оказывается зашифрованным криптостойкими алгоритмами. Распаковка такого zip-архива не даст злоумышленнику никакой пользы, поскольку файлы будут представлять из себя электронное конфетти.
Лишь введя пароль, можно корректно расшифровать защищённый документ. И если автор документа забыл пароль, то файл можно считать утерянным.
Отсюда следует вывод, что не стоит забывать пароль.
Частично редактируемые документы
Для защиты от изменений части документа используется механизм Разделов. Защита может быть как от случайного изменения, так и от преднамеренного.
Для ограды от случайных изменений режим включается без парольной защиты.
Для защиты от преднамеренного изменения — необходимо установить пароль.
Документы «Только для чтения»
Данный режим не имеет ничего общего с функцией операционной системы, в которой есть атрибут файла (любого) «только для чтения», не позволяющий открывать файл для записи.
Режим «только для чтения» функционирует в двух вариантах. Первый — когда необходимо защитить документ от случайного изменения, второй — когда необходимо защитить от преднамеренных изменений.
Для предохранения от случайных изменений данный режим включается без парольной защиты.
Для защиты от преднамеренных изменений документа — режим «только для чтения» включается с паролем. При этом в документ становится невозможно внести неучтённые изменения вне зависимости от параметров операционной системы. Это означает, что после включения данного режима, все вносимые изменения записываются и отображаются, причём запись и отображение невозможно отключить без ввода пароля независимо от того, на каком компьютере откроют документ.
Защищённый режим «только для чтения» прекрасно подходит для согласования документов. Например — договоров. Файл договора защищается подобным образом и отсылается контрагенту. Контрагент свободно исправляет всё, что хочет. При этом он сам видит все вносимые корректировки и не может этот режим отключить. Затем контрагент возвращает отредактированный договор вам, и вы сразу видите все правки. Автор избавлен от необходимости посимвольно сравнивать два файла, в поисках запятой в «казнить нельзя помиловать».
Есть одна особенность функционирования режима «только для чтения» - когда в документ вставлены поля. При работе с таким документом ввод данных в поля не считается редактированием. Подобным образом можно создавать формы для заполнения.
Нередактируемые документы
Для создания окончательных редакций документов, которые не подлежат дальнейшему изменению, предназначен формат PDF. Экспорт в этот формат поддерживается во всех модулях OpenOffice.org.
