Инструкции: Calc. Использование диапазонов данных, сортировка данных и фильтры данных

 < Энциклопедия | Документация | Пошаговые руководства: Инструкции (How Tos) | InfraOffice.pro Calc

Задача

Выборка данных по заданным условиям для разностороннего анализа.

Решение

Инструментарий

Для решения задачи потребуются:

• работа с главным меню Calc Данные → Фильтрация;
• Использование именованных диапазонов для сортировки и выборки данных.

Способ 1. Использование диапазонов данных, сортировка данных и фильтры данных

Определение ваших диапазонов

Работа с диапазонами данных позволяет вам очень легко выбирать их, выполнять операции сортировки или фильтровать данные с использованием заголовков столбцов и строк и тем самым избегать рискованных ручных манипуляций с данными (Рис. 1.).

Рис. 1. Определение именованного диапазона.

1. Введите свои данные и организуйте, как обычно,
2. Выделите, что хотите стать диапазоном данных; не забудьте включить заголовки столбцов,
3. нажмите Данные → Задать диапазон...»,
   Вы увидите выбранный диапазон, выделенный в фоновом режиме.
4. Дайте имя диапазону, указанному в поле Диапазон.
   Если диапазон не является тем, что вы хотите, нажмите значок рядом с полем Диапазон и выберите другой диапазон.
5. Нажмите кнопку Ещё, чтобы просмотреть дополнительные параметры:
   • Не забудьте установить флажок «Заголовки в первой строке», чтобы ваши заголовки распознавались при выполнении сортировки.
   • Поле «Вставка или удаление ячейки» позволяет вставлять или удалять данные в диапазоне выбора
   • В поле «Сохранить форматирование» указано, что OpenOffice.org сохраняет форматирование любых новых данных, которые вы могли бы впоследствии ввести.
   • Поле «Не сохранять импортированные данные» означает данные, которые вы, возможно, извлекаете из базы данных, поэтому эти данные не будут сохранены вместе с вашим файлом.
6. Щёлкните  ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к документу.

Вы можете определить столько диапазонов, сколько хотите; всё, что вам нужно сделать, - повторить описанную выше процедуру и нажать кнопку  Добавить  в диалоговом окне. То же самое применяется, если вы хотите удалить диапазон, выберите нужный диапазон и нажмите соответствующую кнопку в диалоговом окне.

Выбор диапазона

После того, как вы ввели свои диапазоны, выберите тот, который вы хотите работать, следующим образом:

1. Выберите Данные → выберите диапазон из меню.
2. Выберите диапазон данных и щёлкните  ОК 
   В вашем документе будет выделен диапазон данных.

Способ 2. Сортировка данных

Рис. 2. Рабочий диапазон.

Рис. 3. Рабочий диапазон.

Рис. 4. Параметры сортировки.

Рис. 5. Применение сортировки.

Вот диапазон, над которым мы будем работать: (Рис. 2).

Чтобы отсортировать данные:

1. Выберите диапазон, с которым вы хотите работать (Рис. 3).
2. Выберите Данные → Сортировка из меню
   На вкладке «Условия сортировки» вы можете определить до 3 критерии. Здесь мы решили сделать восходящую сортировку, сначала по полу, а затем по возрасту.
3. Укажите параметры сортировки на вкладке Параметры (Рис. 4)
   Все эти параметры позволят вам отредактировать операцию сортировки в той же таблице или аналогичную таблицу в области, которую вы указали ранее (в нашем примере мы решили скопировать результат чуть ниже первой таблицы).

Вот результат: (Рис. 5).

Способ 3. Фильтрация данных

Стандартный фильтр

Рис. 6. Параметры фильтра.

Использование фильтров так же просто, как и сортировка:

1. Выберите диапазон, с которым вы хотите работать.
2. Выберите Данные → Фильтр → Стандартный фильтр из меню (Рис. 6).
   
   • Заполните имена полей данных, на которых вы хотите создать свой фильтр, выбрав их в раскрывающемся меню.
   • Здесь вы также можете использовать до 3 критериев с логическими операторами (И, ИЛИ) и другими условиями. Значение представлено данными, по которым фильтр должен выполняться в зависимости от выбранного имени поля.
   • Кнопка  Детали  позволяет редактировать таблицу, принимая во внимание регулярные выражения, чувствительность к регистру или дубликаты.

Вот результат: (Рис. 7)

Рис. 7. Результат фильтрации.

Быстрий фильтр (Автофильтр)

Автофильтр немного отличается от стандартного фильтра. Чтобы понять, что он делает, давайте применим его и посмотрим, что получилось.

1. Выберите диапазон данных, включая имена столбцов.
2. Выберите Данные → Фильтрация → Быстрый фильтр из меню (Рис. 8)
   
   

   Рис. 8. Работа автофильтра.

Рядом с каждым именем поля есть маленькая кнопка со стрелкой. Нажмите на поле рядом с полем Имя, чтобы увидеть, что он делает (Рис. 9).

Рис. 9. Выбор условия автофильтра.

Как вы заметили, список имен представляет критерии фильтра, и вы можете применять их по-разному к каждому столбцу. Если вы выберете Стандартный фильтр, появится диалоговое окно Стандартный фильтр.

Давайте нажимаем на Алексей и наблюдаем полученный результат: отображаются строки, соответствующие имени Алексей и только Алексей.

Чтобы отменить операцию фильтрации:

1. Выберите диапазон
2. Выберите Данные → Фильтрация → Быстрый фильтр из меню

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр - это фильтр, который позволяет использовать более 3 критериев фильтра, максимум до 8.

Чтобы использовать этот фильтр, вам нужно создать массив, в который вы войдете критерии. Начнем с примера, который у нас уже есть: (Рис. 10).

Рис. 10. Исходные данные.

1. Скопируйте строку с именами полей вашего диапазона (Имя, Возраст ...) в пустые ячейки на вашем листе, например, в строке 10
2. Введите критерии сортировки под каждым столбцом. Обратите внимание, что критерии одной и той же строки объединены с помощью AND, тогда как критерии в одном столбце объединяются как OR. Чтобы вводить имена с помощью знака равенства, не забудьте поставить кавычки (). Вот результат: (Рис. 11).

Рис. 11. Выборка.

В этом примере мы ищем людей, возраст которых больше 40 И (поскольку критерий появляется в предыдущем) чья зарплата выше 46000. Вот результаты после применения фильтра: (Рис. 12).

Рис. 12. Пример данных, критериев, фильтра и полученной выборки.

Итак, создав массив,

1. Выберите диапазон данных, к которому должен применяться фильтр.
2. В меню выберите Данные → Фильтрация → Расширенный фильтр (Рис. 13).
   
   

   Рис. 13. Пример данных, критериев, фильтра и полученной выборки.
3. В появившемся окне выберите массив, который вы определили в строках 10-12, используя кнопку выбора.
4. В параметрах (щёлкните  Ещё ) также укажите, где вы хотите, чтобы ваши отфильтрованные данные отображались (мы помещаем их в строку 28)
5. Щёлкните  ОК .

Достоинства и недостатки

Недостатки

как таковых, недостатков у этого способа работы сданными не наблюдается.

Достоинства

простое построение различных сложных выборок из больших массивов данных.

Теоретическая база решения

• Маска в условии автофильтра для выборки строк, начинающихся с заданного набора символов;
• Определение диапазона сортировки.

---

Sophie Gautier; 2002

---

Переводчик:
А. Е. Харламенков

---

---

К началу страницы

Content on this page is licensed under the GNU Free Documentation License (FDL).