База Знаний: Интеграция модулей. Вставка в документ информации из базы данных

Настоящая статья демонстрирует интеграцию компонентов OpenOffice.org.

Демонстрируется слияние текстового документа с информацией из базы данных на примере файла электронной таблицы XLS. В качестве базы данных может быть использован любой источник, с которым может взаимодействовать OpenOffice.org Base.

Инструкция для вставки в текстовый документ информации из базы данных

В качестве источника данных может выступать любой уже зарегистрированный в OpenOffice.org источник.
В этом случае следует сразу перейти к п. 2.

Регистрируем нужный файл (базу данных) в качестве источника данных:
- Открываем существующий или создаём новый документ OpenOffice.org Writer
- Вызвать меню Сервис → Рассылка писем
- Выбрать третий пункт Вставить блок с адресом (3. Insert adress block) → Выбрать список адресов (Select Different Address List...)
- Щёлкнуть по кнопке Добавить...
- В открывшемся диалоговом окне выбрать необходимый файл, содержащий структурированные данные — в нашем примере файл XLS, содержащий список контактов, поэтому выбираем Тип файла - Microsoft Excel (.xls) - выделяем мышью нужный файл, щёлкаем по кнопке Открыть.
- Затем щёлкаем по кнопке ОК.
- Файл зарегистрирован. На данном этапе дальнейших действий по созданию рассылки выполнять не требуется, поэтому щёлкнуть по кнопке — Отмена.
Выполнить подготовительные действия по расстановке полей:
- Нажать клавишу F4 или щёлкнуть по кнопке на панели инструментов Источники данных — сверху появляется панель, слева на которой есть столбец со всеми зарегистрированными источниками данных. Следует выбрать зарегистрированный на предыдущем шаге файл.
- Раскрыть список (щёлкнуть по плюсу перед названием файла), выбрать «Таблицы»^[1] и дальше — таблицу, на котором расположены данные "Лист 1" (в этом примере лист называется «P1»). Справа откроется указанный лист выбранной таблицы.
- Перетянуть мышью заголовок требуемого столбца в текст документа на ту позицию, куда необходимо вставить соответствующие данные. Данное действие необходимо проделать однократно, но во всем документе, где требуются данные из этого поля.
- Сохранить полученный файл в формате *.odt (*.doc - не работает после сохранения!) Файл → Сохранить как.... Выбрать тип файла Текстовый документ OpenDocument .odt.
Заполнить поля данными для единичного документа:
- В источнике данных с помощью мыши выбрать нужную запись (строку) (цифра 1 на рисунке).
- Щёлкнуть по кнопее "Данные в поля" (цифра 2 на рисунке). Если всё сделано правильно, то в полях появятся данные их внешнего источника (цифра 3 на рисунке).
Заполнение данными набора документов.
- Для заполнения данными пачки документов следует на панели инструментов Источники данных щёлкнуть по кнопке Рассылка писем.