База Знаний: Автотекст. Общая информация
Автотекст
Автотекст — одно из средств автоматизации создания документов, предоставляемое офисным пакетом.
OpenOffice.org Writer позволяет хранить текст — в том числе содержащий графические объекты, таблицы и поля, — как автотекст и быстро вставлять его, как только он понадобится. При необходимости можно также хранить форматированный текст.
Предназначение автотекста
В процессе создания документов возникает потребность вставки повторяющихся фрагментов текста - места для подписи руководителя, часто употребляемых стандартных формулировок, оттисков печатей для счетов и пр.
Автотекст предназначен для автоматизации более низкоуровневых задач, чем шаблоны.
Шаблоны позволяют автоматизировать создание всего документа сразу. Автотекст - автоматизировать создание отдельного фрагмента документа.
Создание записи автотекста
 |
Графический объект можно сохранить только в том случае, если он привязан как символ и с каждой стороны от него находится хотя бы по одному символу текста. |
- Выделите текст или текст с графическим объектом, таблицей либо полем, который требуется сохранить как запись автотекста.
- Выберите меню Правка → Автотекст. Откроется диалоговое окно.
- Выберите категорию, в которой требуется хранить автотекст. По умолчанию выбирается верхняя MyAutotext.
- Введите имя, содержащее более четырёх символов, характеризующее содержание нового автотекста. Это позволит применять параметр автотекста Напоминать имя в качестве подсказки при вводе. Если требуется, можно изменить предложенное сокращение.
- Щёлкните по кнопке Автотекст и выберите команду Создать.
- Щёлкните по кнопке Закрыть.
Вставка записи автотекста
- Поместите курсор в том месте документа, куда требуется вставить запись автотекста.
- Выберите меню Правка → Автотекст.
- Выберите нужный автотекст и щёлкните по кнопке Вставить.
Можно также ввести сокращение для имени записи автотекста (если оно заранее известно) и нажать клавишу F3 или щёлкнуть на панели Вставка стрелку рядом со значком Автотекст, а затем выбрать нужную запись.
Печать списка записей автотекста
- Выберите меню Сервис → Макросы → Управление макросами → OpenOffice.org Basic.
- В списке Макрос дважды щёлкните "Макросы OpenOffice.org → Gimmicks".
- Выделите пункт "AutoText" и щёлкните по кнопке Выполнить. В отдельном текстовом документе будет создан список текущих записей автотекста.
- Выберите команду Файл → Печать.
Использование автотекста в сетевых установках
Записи автотекста можно хранить в разных каталогах в сети.
Например, можно хранить записи для всей организации в режиме "только для чтения" на центральном сервере, а заданные пользователем записи — в локальном каталоге.
Пути к каталогам Автотекста могут быть настроены в меню Правка → Автотекст → Категории.
Здесь указаны два каталога. Первая запись относится к установке на сервере, а вторая — к каталогу пользователя. Если в обоих каталогах есть запись с одним и тем же именем, применяется запись из каталога пользователя.
